Elektronischer Rechnungseingang mit digitaler Signatur

Motivation für einen elektronischen Rechnungs- eingang

Die automatische Erfassung von Eingangsrechnungen senkt Bearbeitungsaufwände und sorgt für eine medienbruchfreie Verbuchung und Archivierung. Durch kürzere Durchlaufzeiten der Belege können auch kurze Skontofristen berücksichtigt werden. Die Software mit ihrer workflow gestützten Vorgangsverwaltung erhöht die Transparenz und unterstützt das Auffinden von Rechnungen in einem angeschlossenen Archiv. Durch das frühe Erfassen bietet diese Software ein lückenloses Rechnungseingangsbuch.

Die factor:plus Rechnungseingang Software bezieht über einen web-basierten Workflow Rechnungsprüfer in den Prozess mit ein, für die ansonsten ein RP-Zugriff (mit SAP-Lizenz) notwendig wäre. Der factor:plus Rechnungseingang sorgt für einen durchgängigen, medienbruchfreien Beschaffungs- prozess von der Ausschreibung über Bestellung und Lieferantenanbindung bis zur Rechnungsbearbeitung. Automatisiert erfolgt mit dieser Software eine vollständige Rechnungsverbuchung inkl. einer möglichen rechtskonformen elektronischen Archivierung. Und das unabhängig davon, ob Lieferanten elektronische Daten liefern oder gedruckte Papierrechnungen. Zum Einen können Papierrechnungen über optionale OCR-Lösungen digitalisiert werden. Zum Anderen kann bereits beim Lieferanten eine Papierrechnung durch einen „einfachen Druckertreiber“ digitalisiert werden.

Das factor:plus Modul Digitale Signatur sorgt für eine rechtskonforme Verschlüsselung, Validierung und elektronische Übertragung der Rechnungen und prüft die qualifizierte digitale Signatur auf den Eingangsrechnungen.

Rechnungsverwaltung mit SAP Invoice Control (iCON)

Als Add-On für SAP-Anwender wurde SAP Invoice Control (iCON) entwickelt. Hier startet die Buchhaltung den Rechnungsprüfungsvorgang und der Vorgang wird an den (Web-) Workflow (oder SAP-Workflow) übergeben. Der Rechnungsprüfer erhält eine Benachrichtigung per E-Mail mit einem Link, der ihn online zu seinem Vorgang führt, um die Rechnung sachlich zu prüfen, zu kontieren und ggf. zur Zahlung frei zu geben. Bei entsprechendem Customizing kann dies bis zu einer „dunklen Verbuchung“ im SAP gehen.

Der factor:plus Rechnungseingang bietet Ihnen:

• einen (Web-) Workflow zur Rechnungsprüfung und -freigabe,
• Verschlüsselung, Validierung und Signaturprüfung,
• einen Parallelbetrieb von Papier-, OCR- und elektronischen Rechnungen,
• die Verarbeitung von Rechnungen mit und ohne Bestellbezug,
• eine rechtskonforme, elektronische Archivierung (GDPdU). 

Da auch diese Module im Hosting-Betrieb laufen können, entsteht nur ein minimaler Einführungsaufwand für diese Lösung. Letztlich also mehr Effizienz bei weniger Aufwand.