Elektronischer Rechnungseingang
Motivation für einen elektronischen Rechnungseingang
Die automatische Erfassung von Eingangsrechnungen senkt Bearbeitungsaufwände und sorgt für eine medienbruchfreie Verbuchung und Archivierung. Durch kürzere Durchlaufzeiten der Belege können auch kurze Skontofristen berücksichtigt werden. Die Software mit ihrer workflowgestützten Vorgangsverwaltung erhöht die Transparenz und unterstützt das Auffinden von elektronischen Rechnungen in einem angeschlossenen Archiv. Durch das frühe Erfassen bietet diese Software ein lückenloses Rechnungseingangsbuch.
Das Modul factor:plus Rechnungseingang bezieht über einen webbasierten Workflow Rechnungsprüfer in den Genehmigungsprozess mit ein, für die ansonsten ggf. eine zusätzliche SAP-Lizenz notwendig wäre. Der factor:plus Rechnungseingang sorgt für einen durchgängigen, medienbruchfreien Beschaffungsprozess von der Ausschreibung über Bestellung und Lieferantenanbindung bis zur elektronischen Rechnungsbearbeitung. Automatisiert erfolgt mit dieser Software eine vollständige Rechnungsverbuchung inklusive einer möglichen rechtskonformen elektronischen Archivierung. Und das unabhängig davon, ob Lieferanten elektronische Daten oder gedruckte Papierrechnungen senden. Zum Einen können Papierrechnungen über optionale OCR-Lösungen digitalisiert werden. Zum Anderen kann bereits beim Lieferanten eine Papierrechnung durch einen „ speziellen Druckertreiber“ digitalisiert werden.
Alternativ kann über factor:plus ein in Ihrem ERP abgebildetes Gutschriftsverfahren automatisiert werden, da Gutschriften ebenfalls elektronisch an den Lieferanten übertragen werden können. Dies verlagert Ihre Rechnungsprüfungsaufwände für solche Vorgänge zu Ihren Lieferanten.
Digitale Signatur
Das optionale Modul factor:plus Digitale Signatur sorgt für eine Verschlüsselung, Validierung und sichere, elektronische Übertragung der Rechnungen und prüft die qualifizierte digitale Signatur bei Eingangsrechnungen.
Durch gesetzliche Änderungen in EU- und nationalem Recht zum 01.07.2011 werden die bisherigen Anforderungen deutlich reduziert, so dass die digitale Signatur aus internen Sicherungsbedürfnissen angezeigt sein kann, jedoch rechtlich nicht mehr notwendig ist.
Rechnungsverwaltung mit SAP Invoice Control
Als Add-On für SAP-Anwender wurde SAP Invoice Control entwickelt. Hier startet die Buchhaltung den Rechnungsprüfungsvorgang und der Vorgang wird an den (Web- oder SAP-) Workflow übergeben. Der Rechnungsprüfer erhält eine Benachrichtigung per E-Mail mit einem Link, der ihn online zu seinem Vorgang führt, um die Rechnung sachlich zu prüfen, zu kontieren und ggf. zur Zahlung frei zu geben. Bei entsprechendem Customizing kann dies bis zu einer „dunklen Verbuchung“ im SAP gehen.
Der factor:plus Rechnungseingang bietet Ihnen:
- einen (Web-) Workflow zur Rechnungsprüfung und -freigabe,
- einen Parallelbetrieb von Papier-, OCR- und elektronischen Rechnungen sowie alternativ die Automatisierung eines Gutschriftsverfahrens,
- die Verarbeitung von Rechnungen mit und ohne Bestellbezug,
- eine Anbindung an eine rechtskonforme, elektronische Archivierung (GDPdU),
- sowie optional die Verschlüsselung und Validierung über die digitale Signatur.
Da diese Module auch im Hosting-Betrieb laufen können, entsteht nur ein minimaler Einführungsaufwand für diese Lösung. Letztlich also mehr Effizienz bei weniger Aufwand.
factorplus.de